Контракт пошёл не по плану: что делать в первые сутки и шаблон ответа на замечания заказчика

Сорванный срок, подорожавшее сырьё, подведший субпоставщик, приостановленная приёмка — это рабочие ситуации, а не катастрофа. Разница между потерей контракта и спокойным исполнением — в том, что вы сделаете в первые двадцать четыре часа. План действий по часам + готовый шаблон мотивированного ответа на замечания.

Час первый: оценить, что именно сломалось

Три вопроса, на которые нужен честный ответ до любых звонков:

1. Исполним ли контракт вообще? Другой поставщик, другой материал в рамках техзадания, свои остатки. Менять характеристики самовольно нельзя — даже «лучше, чем в задании» формально несоответствие.
2. Насколько сдвигается срок? День, неделя, месяц — это три разных разговора с заказчиком.
3. Сколько это стоит? Иногда дешевле исполнить в убыток, чем получить расторжение: считайте оба сценария в деньгах, а не на эмоциях.

Сутки первые: уведомить заказчика письменно

Заказчик, узнавший о проблеме от вас заранее, — партнёр по решению. Заказчик, узнавший о ней в день поставки, — процессуальный оппонент. В письме: что произошло, как влияет на срок, что вы уже делаете, какой срок предлагаете. Без оправданий и эмоций.

Чего не делать — четыре запрета

• Не отказываться от исполнения. Односторонний отказ поставщика ведёт к расторжению и включению в РНП — два года без госзаказа для вас и вашей компании.
• Не молчать до последнего дня. Пени начисляются, а доверие теряется быстрее денег.
• Не брать товар без документов. «Дешевле на треть» оборачивается уголовной статьёй за поддельные накладные.
• Не решать «по-человечески» в обход документов. Предложение «решить вопрос» с приёмкой за вознаграждение — коммерческий подкуп.

Пени — не конец света

Пени за просрочку считаются от суммы неисполненного обязательства, а не от всей цены контракта. Часто они меньше, чем убыток от расторжения: удержанное обеспечение, риск РНП, испорченная история в реестре. Подорожание сырья после подписания — ваш риск: именно поэтому маржа считается до подачи заявки, с запасом на такие истории — это часть анализа закупки до подачи. А контакт второго поставщика с письменным предложением держите с момента подписания контракта, а не после срыва.

Заказчик приостановил приёмку: правила ответа

Замечания снимаются документами, а не разговорами. Как устроена приёмка и что такое мотивированный отказ — мы разобрали в статье про приёмку по 44-ФЗ; здесь — как отвечать на замечания:

1. письменно и в срок, указанный в контракте;
2. по каждому пункту отдельно — в порядке, в котором их изложил заказчик;
3. со ссылкой на пункт контракта и техзадания — что исполнено и чем подтверждается;
4. с доказательствами: фото с приёмки, паспорта изделий, сертификаты, накладные, замеры;
5. с предложением решения по обоснованным замечаниям — что и в какой срок устраните.

Шаблон мотивированного ответа

Почему это работает: заказчик, получивший письменный разбор со ссылками и фотографиями, оказывается перед выбором — снять замечания или обосновать их так же формально. В большинстве случаев замечания снимают, потому что обосновать их нечем. Если вместо этого заказчик идёт на одностороннее расторжение — у вас есть 10 дней и процедура защиты, разобранная в статье про односторонний отказ заказчика; если сведения всё же передали в реестр — читайте как выйти из РНП.

Порядок действий на одной странице

1. Оценить: исполнимо / неисполнимо, срок, деньги.
2. Найти замену поставщику или материалу в рамках задания.
3. Письменно уведомить заказчика: что случилось, что делаете, какой срок.
4. Зафиксировать всё в переписке.
5. Исполнить — даже с меньшей маржой, если альтернатива — расторжение.
6. После закрытия контракта разобрать: где именно вы недосчитали риск.

Читайте дальше: приёмка по 44-ФЗ и мотивированный отказ, односторонний отказ заказчика и чек-лист проверки заказчика за 15 минут.

Частые вопросы